Bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì? Tìm hiểu quy trình thực hành chứng từ xuất nhập khẩu

Lúc khởi đầu tham dự vào quá trình trao đổi hàng hoá, xuất nhập khẩu sản phẩm sang nước bên cạnh, dù là cá nhân hay công ty, bộ chứng từ là chi tiết vô cùng quan yếu. Vậy bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì? Quy trình khiến chứng từ xuất nhập khẩu ra sao? Vì sao cần dùng bộ chứng từ xuất nhập khẩu? Tino Group sẽ giúp bạn hiểu rõ về chủ đề này qua bài viết dưới đây nhé!

Tìm hiểu tổng quan về bộ chứng từ xuất nhập khẩu

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là gì?

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là tập hợp những loại giấy tờ, tài liệu và thông tin liên quan tới quá trình xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa giữa những quốc gia.

1 số loại giấy tờ cần thiết trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu là:

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu siêu quan yếu để đảm bảo quá trình thanh toán thương mại diễn ra thuận tiện, hạn chế xảy ra tranh chấp và tương trợ công ty theo dõi, kiểm soát quá trình nhập xuất hàng hóa của mình. Bên cạnh ra, bộ chứng từ này còn có vai trò trong việc thực hành những quy định liên quan tới hải quan và thuế quan.

Những văn bản trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu chứa thông tin về vận tải, hàng hoá, bảo hiểm, tính sổ. Dựa vào những thông tin này, công ty có thể chứng minh sự việc, khiến căn cứ để nhận hàng, tính sổ, khiếu nại hoặc bồi thường trong những trường hợp xảy ra mâu thuẫn giữa 2 bên.

Tầm quan yếu của bộ chứng từ xuất nhập khẩu

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu siêu quan yếu trong những hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa giữa những quốc gia. Có thể nói, đây là 1 phần ko thể thiếu trong quá trình thanh toán thương mại quốc tế. Vì bộ chứng từ này đảm bảo những bên tham dự có thể hoàn thành thanh toán 1 phương pháp thuận tiện, an toàn và hợp pháp.

1 số chức năng quan yếu của bộ chứng từ xuất nhập khẩu là:

Bên cạnh ra, bộ chứng từ xuất nhập khẩu còn giúp đảm bảo việc giám sát và kiểm soát quá trình nhập xuất hàng hóa, giúp những đơn vị marketing có thể theo dõi cũng như quản lý những thanh toán của mình.

Xem Thêm  Person Agent là gì? Phương pháp thay đổi Person Agent trên trình thông qua

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì?

Chứng từ hàng hoá

Chứng từ hàng hoá có vai trò phân phối thông tin về giá trị, chất lượng và số lượng của hàng hoá. Người xuất trình và người mua sẽ trả tiền lúc nhận được chứng từ hàng hoá. Về cơ bản, chứng từ hàng hoá bao gồm 1 số giấy tờ quan yếu như bảng kê chi tiết, hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói và giấy chứng nhận phẩm chất.

#1. Hoá đơn thương mại

Hóa đơn thương mại (Business Bill) là 1 tài liệu chứng từ quan yếu trong thương mại quốc tế, phân phối thông tin chi tiết của thanh toán, giá trị hàng hóa và những điều kiện của hợp đồng mua bán.

Thông tin cơ bản trong hóa đơn thương mại bao gồm tên và liên hệ của người mua, người bán, những chi tiết về hàng hóa, như số lượng, đơn giá, tổng giá trị hàng hóa, tên và mô tả sản phẩm. Đồng thời, những thông tin về thời kì chuyên chở, phương pháp tính sổ và những điều khoản thương mại khác giữa người mua và người bán cũng xuất hiện trong hoá đơn thương mại.

Về bản chất, hoá đơn thương mại đóng vai trò như 1 công cụ quản lý và giám sát hàng hóa trong quá trình chuyên chở. Hoá đơn này được bắc buộc lúc bạn thực hành thủ tục hải quan để đánh giá và xác nhận giá trị hàng hóa nhập khẩu. Bên cạnh ra, hoá đơn thương mại cũng được dùng để xác nhận những điều kiện tính sổ giữa những bên và đàm phán về giá cả, điều kiện thương mại trong thỏa thuận mua bán hàng hóa.

#2. Bảng kê chi tiết

Bảng kê chi tiết (Specification) là loại tài liệu chứa thông tin chi tiết về những thành phần, đặc tính, kích thước, số lượng và thông số kỹ thuật khác của sản phẩm. Loại tài liệu này thường được dùng để chỉ dẫn, theo dõi quá trình chế tạo, đảm bảo sản phẩm được chế tạo đúng theo đặc tính và bắc buộc kỹ thuật đã quy định.

Thông thường, bản kê chi tiết sẽ được tạo ra trong giai đoạn thiết kế sản phẩm hoặc quá trình chuẩn bị chế tạo. Tài liệu này được dùng để đảm bảo quá trình chế tạo thực hành đúng phương pháp, đáp ứng phải chăng những bắc buộc về chất lượng và hiệu suất của sản phẩm.

#3. Phiếu đóng gói

Phiếu đóng gói (Packing record) là tài liệu quan yếu trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu, phân phối thông tin về những sản phẩm được đóng gói trong 1 lô hàng. Những thông tin trong phiếu đóng gói bao gồm: số lượng, kích thước, trọng lượng,…, về sản phẩm được đóng gói trong lô hàng.

Phiếu đóng gói do đại lý xuất khẩu phân phối và đính kèm sở hữu lô hàng để chỉ dẫn quy trình xếp hàng, đảm bảo sản phẩm được đóng gói đúng phương pháp. Bên cạnh ra, đây cũng là 1 tài liệu quan yếu trong quá trình đánh giá, kiểm soát lô hàng lúc chuyên chở.

Xem Thêm  Holo (HOT) là gì? Tổng hợp thông tin về HOT Token

Những thông tin cụ thể trong phiếu đóng gói bao gồm:

#4. Giấy chứng nhận phẩm chất

Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificates of high quality) là loại tài liệu chứng nhận về chất lượng sản phẩm, được cấp bởi 1 tổ chức hoặc cơ quan có thẩm quyền. Loại tài liệu này thường xuất trình trong quá trình xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa. Vai trò của giấy chứng nhận phẩm chất là chứng minh rằng sản phẩm đáp ứng những tiêu chuẩn chất lượng và an toàn được quy định.

Những tiêu chuẩn trong giấy chứng nhận phẩm chất bao gồm: thành phần, độ tinh khiết, độ ẩm, độ nhớt, pH, độ dẻo, độ bền và những thông số kỹ thuật khác liên quan tới chất lượng sản phẩm.

Việc có giấy chứng nhận phẩm chất sẽ giúp người mua hàng hoặc cơ quan quản lý nắm rõ thông tin chính xác và đáng tin cậy về chất lượng sản phẩm. Có giấy chứng nhận phẩm chất, những rủi ro về chất lượng sản phẩm sẽ được giảm thiểu.

Chứng từ vận tải

Chứng từ vận tải được hiểu đơn giản là loại chứng từ do đơn vị chuyên chở cấp xác nhận rằng mình đã nhận được hàng và chở về. Những chứng từ vận tải phổ biến là: vận đơn đường biển, vận đơn đường sắt và vận đơn hàng ko.

#1. Biên lai thuyền phó

Biên lai thuyền phó (Mate’s receipt) là tài liệu chứng nhận về việc nhận và chuyển hàng hóa từ tàu thuyền hoặc phương tiện chuyên chở khác. Loại tài liệu này thường được thủy thủ đoàn hoặc viên chức chuyên chở trên tàu thuyền hoặc phương tiện chuyên chở khác xuất trình.

Biên lai thuyền phó chứa thông tin về số lượng và trọng lượng hàng hóa, tên người gửi và người nhận hàng, thông tin về tàu thuyền hoặc phương tiện chuyên chở,…

#2. Giấy gửi hàng đường biển

Giấy gửi hàng đường biển (Sea waybill) là tài liệu chứng từ chuyên chở hàng hóa trên đường biển. Về cơ bản, giấy gửi hàng đường biển là 1 phiếu giao nhận hàng hóa dựa trên 1 hợp đồng vận tải, chứng nhận sự chuyển giao hàng hóa từ người gửi cho người nhận hàng.

#3. Phiếu gửi hàng

Phiếu gửi hàng (Delivery notice) là tài liệu chuyên chở hàng hóa được dùng trong quá trình gửi hàng từ bên gửi hàng tới bên nhận hàng. Tài liệu này phân phối thông tin về những sản phẩm, hàng hóa cụ thể được gửi đi, bao gồm: số lượng, trọng lượng, giá trị và mô tả chi tiết về sản phẩm.

#4. Bản lược khai hàng

Bản lược khai hàng (Manifest) là tài liệu quan yếu trong quá trình chuyên chở hàng hóa. Đây là 1 danh sách chi tiết về những hàng hóa được chuyên chở trên 1 phương tiện vận tải nhất định, bao gồm những thông tin như số lượng, mô tả chi tiết về sản phẩm, trọng lượng và giá trị của hàng hóa.

#5. Sơ đồ xếp hàng

Sơ đồ xếp hàng (Stowage planCargo plan) là 1 tài liệu quan yếu trong quá trình chuyên chở hàng hóa đường biển. Tài liệu này phân phối cho thủy thủ đoàn và những bên liên quan 1 bản vẽ chi tiết về phương pháp sắp xếp cũng như vị trí của những hàng hóa được chuyên chở trên tàu.

Xem Thêm  3 bí quyết đặt mật khẩu cho folder để dữ liệu của bạn an toàn hơn!

5 bước khiến chứng từ xuất nhập khẩu đơn giản

Thông thường, quy trình khiến chứng từ xuất nhập khẩu sẽ được thực hành qua 5 bước.

Bước 1: Chuẩn bị bộ chứng từ xuất nhập khẩu

Trước lúc tới cục hải quan khiến thủ tục xuất nhập khẩu, bạn cần chuẩn bị toàn bộ những loại chứng từ. Bạn có thể in những mẫu hoá đơn và điều toàn bộ thông tin hoặc điền quản lý trước lúc in ra.

Bước 2: Cài phần mềm VNACCS

VNACCS là 1 hệ thống thông quan hàng hoá tự động của Việt Nam. Hệ thống này được dùng để chuyên dụng cho mục đích thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu. Trường hợp chưa cài đặt VNACCS, công ty cần nhanh chóng cài đặt để thực hành công tác khai và truyền tờ khai thuận tiện hơn.

Bước 3: Đăng ký đánh giá chuyên ngành

Trường hợp hàng hóa nhập khẩu của bạn nằm trong danh sách hàng nhập khẩu nên đánh giá chuyên ngành, bạn cần bổ sung giấy tờ khai cũng như báo sở hữu cơ quan đánh giá theo đúng quy định. Ngược lại, ví dụ hàng hoá của bạn ko nằm trong danh sách hàng nhập khẩu nên đánh giá, bạn có thể bỏ qua bước này.

Bước 4: Khai, truyền tờ khai

Sau lúc tải phần mềm VNACCS, công ty cần tiến hành khai và truyền tờ khai hải quan. Hệ thống sẽ phân phối cho công ty lệnh giao hàng – 1 chứng từ quan yếu để người nhập khẩu có thể lấy hàng ra khỏi cảng và chuyên chở về kho.

Bước 5: Làm cho thủ tục

Cuối cùng, bạn cần tới Chi cục Hải quan để khiến thủ tục xuất nhập khẩu. Để mở tờ khai hải quan, bạn chuẩn bị 1 số giấy tờ sau:

Lúc đã xuất trình bộ giấy tờ cho cơ quan hải quan, ví dụ chứng từ đã hợp lệ, Hải quan sẽ tiến hành thông quan trên hệ thống.

Trường hợp hoạt động trong lĩnh vực marketing, thường xuyên xuất nhập khẩu hàng hóa, bạn cần nắm rõ bộ chứng từ và quy trình thực hành thủ tục chứng từ xuất nhập khẩu. Hy vọng qua bài viết trên, bạn đã giải đáp được thắc mắc “Bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì?”. Hãy tiếp tục theo dõi Tino Group để đón đọc những bài viết hay và hữu ích khác nhé!

Những câu hỏi thường gặp

CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN TINO

  • Trụ sở chính: L17-11, Tầng 17, Tòa nhà Vincom Middle, Số 72 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí MinhVăn phòng đại diện: 42 Trần Phú, Phường 4, Quận 5, Thành phố Hồ Chí Minh
  • Điện thoại: 0364 333 333Tổng đài miễn chi phí: 1800 6734
  • Electronic mail: gross [email protected]
  • Web site: www.tino.org