Bật mí 1 số thủ thuật giúp bạn dùng Excel thuần thục

Excel là 1 trong những phần mềm văn phòng được dùng nhiều trong nhiều lĩnh vực công việc, từ quản lý dữ liệu, phân tách số liệu tới xử lý bảng tính và thống kê. Để dùng Excel thuần thục, người mua cần nắm vững những kỹ năng và thuật ngữ cơ bản. Trong bài viết hôm nay, Tino Group sẽ bật mí 1 số thủ thuật giúp bạn phát triển thành 1 chuyên gia Excel thực thụ.

Nội Dung Chính

Những lợi ích của Excel trong những lĩnh vực

Kế toán và tài chính

  • Theo dõi và quản lý ngân sách, thu chi, tài sản, và công nợ.
  • Tạo và phân tách báo cáo tài chính, biểu đồ đường kết quả marketing, và sổ cái.

Quản lý dự án

  • Lập kế hoạch dự án, theo dõi tiến độ và phân công công việc.
  • Tạo biểu đồ Gantt để hiển thị lộ trình và thời kì thực hành công việc.

Quản lý kho và bán hàng

  • Theo dõi hàng tồn kho, quản lý đơn hàng và xuất nhập kho.
  • Tạo báo cáo về lượng tồn kho, doanh thu và lợi nhuận.

Tiếp thị và marketing

  • Phân tách dữ liệu khách hàng, tạo báo cáo về doanh số bán hàng và tình hình tiếp thị.
  • Xây dựng những bảng tính để tính toán tỷ lệ chuyển đổi, lợi nhuận và ROI (Return on Funding).

Quản lý nhân sự

  • Tạo bảng tính để quản lý thông tin viên chức, tính toán lương, và theo dõi chấm công.
  • Tạo biểu đồ và báo cáo về hiệu suất lao động và tình hình nhân sự.

Nghiên cứu và phân tách dữ liệu

  • Tính toán số liệu thống kê, tạo biểu đồ và phân tách dữ liệu để tìm hiểu xu hướng và mối quan hệ.
  • Vận dụng những công thức và hàm tích hợp để xử lý dữ liệu lớn và thực hành phân tách phức tạp.
  • Được dùng trong những lĩnh vực như y học, sinh học, vật lý để xử lý và biểu đồ hóa dữ liệu.

Giảng dạy và giáo dục

  • Tạo bài giảng, bài tập và bài đánh giá dựa trên bảng tính Excel.
  • Dùng biểu đồ và hàm tích hợp để giải thích những khái niệm toán học, thống kê và kinh tế.

Kế hoạch tài chính cá nhân

  • Tạo ngân sách, theo dõi chi tiêu và tính toán lợi nhuận cá nhân.
  • Xây dựng những bảng tính để lập kế hoạch đầu tư và tiết kiệm.

Tổng hợp 1 số thủ thuật giúp dùng Excel thuần thục

Phân biệt Excel Workbook và Excel Worksheet

Excel Workbook

  • 1 Excel Workbook là 1 tệp tin hoặc 1 bộ sưu tập những trang tính được lưu trữ trong 1 tệp Excel có phần mở rộng .xlsx hoặc .xls.
  • Mỗi Workbook có thể chứa nhiều Worksheet (trang tính) và phân phối ko gian khiến việc cho người mua nhập liệu, tính toán và quản lý dữ liệu.
  • Lúc bạn mở 1 Workbook, bạn có thể thấy 1 thanh tab phía dưới cùng hiển thị tên của những Worksheet trong Workbook. Bằng phương pháp nhấp vào những tab này, bạn có thể chuyển đổi giữa những Worksheet khác nhau trong cùng 1 Workbook.
Xem Thêm  BitMEX là gì? Chỉ dẫn đăng ký và thanh toán trên sàn BitMEX

Excel Worksheet

  • 1 Excel Worksheet là 1 bảng tính điện tử có chứa những ô tính toán, dữ liệu và công thức.
  • Mỗi Worksheet được tổ chức thành 1 lưới ô được đánh số và đặt tên theo những cột (A, B, C,…) và hàng (1, 2, 3,…).
  • Mỗi ô trong Worksheet có thể chứa dữ liệu số, văn bản, công thức tính toán và định dạng.
  • Bạn có thể thêm, xóa, sắp xếp và định dạng những ô và dữ liệu trong 1 Worksheet để thực hành tính toán và phân tách dữ liệu.

Phương pháp mở nhiều file Excel cùng lúc

Trong quá trình khiến việc, đôi lúc bạn sẽ cần mở nhiều bảng tính cùng lúc để có thể đối chiếu thông tin hỗ trợ.

Bạn có thể nhấn giữ Ctrl và chọn những file Excel muốn mở rồi nhấn Enter để mở nhanh những file.

Phương pháp hiển thị công thức siêu nhanh

Dùng phím tắt

Nhấn tổ hợp phím “Ctrl + `” (dấu nháy ngược) trên bàn phím để chuyển đổi giữa chế độ hiển thị giá trị và chế độ hiển thị công thức.

Dùng công cụ Formulation Auditing

Trong tab “Formulation” (Công thức), bạn có thể dùng những công cụ trong nhóm “Formulation Auditing” (Đánh giá công thức) để hiển thị công thức 1 phương pháp chi tiết và dễ đọc hơn.

Dí dụ: công cụ “Present Formulation” (Hiển thị công thức) sẽ hiển thị công thức của toàn bộ những ô trong bảng tính.

Tự động nhập dữ liệu

Trường hợp bạn có nhiều dữ liệu giống nhau, thay vì nhập thủ công hoặc copy/paste, bạn có thể tiết kiệm thời kì bằng phương pháp kéo dấu cùng ở góc bắt buộc dưới cùng của ô tính tới ô cần nhập.

Xem thống kê nhanh

Để xem thống kê số liệu như tổng, trung bình cùng, lớn nhất, bé nhất…1 phương pháp nhanh chóng mà ko cần dùng hàm, bạn thực hành như sau:

Quét toàn bộ cột bạn muốn xem -> những số liệu thống kê sẽ được hiển thị ở góc bắt buộc màn hình. Thông thường, Excel sẽ hiển thị mặc định 3 thông số : Common (Trung bình cùng), Rely (Số ô có dữ liệu) và Sum (Tổng).

Để xem thêm những số liệu khác, bạn hãy nhấp chuột bắt buộc vào thanh hiển thị thông tin ở góc bắt buộc -> chọn Thêm thông số.

Phương pháp điều hướng giao diện

Dùng những phím mũi tên

Dùng những phím mũi tên (Lên, Xuống, Trái, Cần) trên bàn phím để đi lại giữa những ô hàng hoặc cột liền kề. Bạn có thể nhấn phím mũi tên 1 lần để đi lại 1 ô hoặc giữ phím Shift lúc nhấn để đi lại 1 khoảng lớn hơn. Bên cạnh ra:

  • Nhấn phím Ctrl + những phím mũi tên để đi lại nhanh tới ô cuối cùng theo hướng đấy. Điều này đặc biệt hữu ích lúc khiến việc có 1 bảng dữ liệu lớn.
  • Nhấn Ctrl + phím House để đi lại tới ô trước tiên trong phạm vi dữ liệu của bạn.

Dùng thanh cuộn

Dùng thanh cuộn dọc và thanh cuộn ngang để đi lại qua những vùng dữ liệu khác nhau trong bảng tính. Bạn có thể kéo thanh cuộn hoặc nhấp vào những mũi tên trên thanh cuộn để đi lại lên, xuống, trái hoặc bắt buộc.

Dùng tên ô và tên vùng

Dùng tên ô và tên vùng được đặt trước để nhanh chóng đi lại tới những phần quan yếu của bảng tính. Bạn có thể chọn tên ô hoặc tên vùng từ danh sách thả xuống trên thanh công cụ hoặc dùng hộp tên trong thanh công cụ.

Dùng Ctrl + G

Nhấn tổ hợp phím Ctrl + G trên bàn phím để mở hộp thoại Go Lớn (Điều hướng). Từ đấy, bạn có thể nhập vào ô hoặc liên hệ ô cụ thể để đi lại quản lý tới vị trí đấy trên bảng tính.

Những phím tắt hữu ích trên Excel

  • Ctrl + N: Tạo 1 bảng tính mới.
  • Ctrl + O: Mở 1 tệp tin Excel đã tồn tại.
  • Ctrl + S: Lưu bảng tính hiện tại.
  • Ctrl + P: In bảng tính hiện tại.
  • Ctrl + Z: Hoàn tác hành động sắp nhất.
  • Ctrl + Y: Làm cho lại hành động đã hoàn tác.
  • Ctrl + X: Cắt dữ liệu được chọn.
  • Ctrl + C: Sao chép dữ liệu được chọn.
  • Ctrl + V: Dán dữ liệu đã cắt hoặc sao chép.
  • Ctrl + F: Kiếm tìm 1 giá trị trong bảng tính.
  • Ctrl + H: Thay thế 1 giá trị trong bảng tính.
  • Ctrl + A: Chọn toàn bộ bảng tính.
  • Ctrl + B: Đặt định dạng chữ in đậm.
  • Ctrl + I: Đặt định dạng chữ in nghiêng.
  • Ctrl + U: Đặt định dạng chữ gạch chân.
  • Ctrl + Okay: Tạo hợp tác tới 1 liên hệ net hoặc tệp tin.
  • Ctrl + PgUp, Ctrl + PgDn: Chuyển đổi hỗ trợ giữa những Tab, những Sheet khiến việc
  • Ctrl + F2: Mở hộp thoại xem trước in.
  • Ctrl + F4: Đóng bảng tính hiện tại.
  • Ctrl + F9: Thu bé cửa sổ Excel.
  • Ctrl + F10: Tắt/mở lại cửa sổ cửa sổ Excel.
  • F2: Chuyển sang chế độ sửa đổi ô hiện tại.
  • F4: Lặp lại hoặc ứng dụng lại hành động sắp nhất.
  • F11: Tạo biểu đồ cột từ dữ liệu được chọn.
  • F12: Lưu bảng tính dưới 1 tên khác.
Xem Thêm  Cần làm cho gì lúc Belief Pockets gặp lỗi và ko chuyển coin đi được?

Phương pháp đóng băng những hàng

Đóng băng những hàng trong Excel là 1 phương pháp hữu ích để giữ cho những hàng tiêu đề hoặc những hàng quan yếu hiển thị lúc đi lại qua bảng tính. Điều này giúp bạn theo dõi dữ liệu 1 phương pháp thuận tiện.

Đóng băng hàng đầu

  • Bước 1: Đi lại tới hàng dưới cùng của những hàng bạn muốn đóng băng. Chẳng hạn, trường hợp bạn muốn đóng băng hàng 1, hãy đi lại tới hàng 2.
  • Bước 2: Trong tab View -> chọn Freeze Panes trong nhóm Window -> chọn Freeze High Row trong menu thả xuống.

Bây giờ, hàng đầu sẽ được đóng băng và hiển thị ngay trên đỉnh bảng tính lúc bạn đi lại qua những hàng khác.

Đóng băng hàng bất kỳ

  • Bước 1: Đi lại tới hàng dưới cùng của những hàng bạn muốn đóng băng. Dí dụ, trường hợp muốn đóng băng từ hàng 1 tới hàng 3, bạn hãy đi lại tới hàng 4.
  • Bước 2: Chọn ô trước tiên của hàng bạn muốn đóng băng. Dí dụ, trường hợp muốn đóng băng từ hàng 1 tới hàng 3, hãy chọn ô A4.
  • Bước 3: Trong tab View -> chọn Freeze Panes -> Freeze High Row trong menu thả xuống.

Lúc đấy, những hàng bạn đã chọn sẽ được đóng băng và hiển thị ngay trên đỉnh bảng tính lúc bạn đi lại qua những hàng khác.

Dùng thuần thục công thức tính toán

1 trong những tính năng quan yếu nhất của Excel là khả năng tính toán tự động thông qua việc dùng những hàm công thức.

Tham khảo bài viết: Tổng hợp những hàm trong Excel để biết thêm chi tiết.

Sắp xếp, lọc dữ liệu và định dạng dữ liệu

Để kiếm tìm và phân tách dữ liệu 1 phương pháp hiệu quả, bạn cần biết phương pháp sắp xếp và lọc dữ liệu trong Excel. Những tính năng như sắp xếp theo thứ tự nâng cao dần hoặc giảm dần, sắp xếp theo nhiều tiêu chí và lọc dữ liệu theo những tiêu chí như giá trị, màu sắc hoặc ký tự giúp tạo ra những báo cáo và phân tách chính xác.

Đặc biệt, định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) là 1 trong những tính năng phổ biến nhất trong Excel. Tính năng này giúp người mua hiểu nhanh về dữ liệu họ đang xem.

Bạn có thể tạo những điều kiện đơn giản để tự động định dạng ô trường hợp đạt được mục tiêu cụ thể, chẳng hạn như lúc doanh số bán hàng đã giảm xuống dưới 1 ngưỡng nhất định.

Dí dụ: Trường hợp giá trị của 1 ô trong bảng Excel lớn hơn 300, chúng ta sẽ thay đổi màu ô thành xanh lục, phương pháp thực hành như sau:

Bước 1: Chọn phạm vi ô mà bạn muốn ứng dụng Conditional Formatting.

Bước 2: Chọn tab House -> Conditional Formatting -> Spotlight Cells Guidelines -> Better Than.

Bước 3: Nhập giá trị 300 vào ô bên dưới mục Format cells which are GREATER THAN và chọn định dạng bạn muốn ứng dụng tại ô With.

Nhấn nút OK để ứng dụng màu xanh lá cây và phông chữ cho định dạng bạn chọn.

Tính giá trị tổng trên Excel mà ko cần dùng hàm SUM

Trước tiên, bạn thực hành quét cột giá trị cần tính tổng -> Nhấn tổ hợp phím Alt + =

Bên cạnh ra, bạn cũng có thể nhấn vào vị trí bất kỳ bên trong bảng Excel. Sau đấy, nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+T. Excel sẽ tự động thêm hàng Tổng vào dưới cùng.

Xem Thêm  Help The Supporters.

Phương pháp nhập ngày tháng nhanh thông qua phím tắt

Để cập nhập nhanh thời kì hiện tại dưới dạng giá trị tĩnh và thời kì sẽ ko tự động cập nhật lại vào ngày hôm sau, bạn có thể thao tác như sau:

Chọn ô cần nhập -> Nhấn tổ hợp phím Ctrl + ; để nhập nhanh ngày tháng 5 hiện tại.

Chọn ô cần nhập -> Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + ; để nhập thời kì hiện tại theo giờ hiển thị trong hệ thống máy tính.

Phương pháp đổi cột thành dòng và đổi dòng thành cột

Để chuyển dữ liệu trong cột sang trình bày dưới dạng dòng, thao tác nhập thủ công sẽ mất siêu nhiều thời kì, đặc biệt là bảng dữ liệu lớn. Tuy nhiên, bạn có thể dùng thủ thuật đơn giản như sau:

Chọn cột/hàng dữ liệu muốn thay đổi -> nhấn Copy -> chọn 1 ô trống bất kỳ -> nhấn chuột bắt buộc -> chọn Paste Particular -> chọn Codecs -> tích chọn Transpose -> OK.

Slice information (cắt dữ liệu) theo ý muốn

Bước 1: Trước tiên, bạn chọn vùng dữ liệu trong bảng hoặc PivotTable, rồi nhấn tab Insert -> Slicer.

Bước 2: Chọn cột bạn muốn lọc dữ liệu. Lúc hoàn thành, bạn sẽ có những nút thuận tiện để lọc.

Phương pháp lập biểu đồ nhanh chóng cho dữ liệu

Để thực hành, bạn chọn ô bất kỳ trong phạm vi dữ liệu rồi nhấn Alt+F1.

Ẩn hàng và cột theo nhóm

Bước 1: Chọn nhóm dữ liệu tại dòng và cột muốn ẩn rồi nhấn tổ hợp phím Alt + Shift + mũi tên bắt buộc. Hộp thoại Group sẽ hiện lên chọn nhóm theo cột (Columns) hoặc theo dòng (Row).

Bước 2: Trên bảng tính sẽ xuất hiện nhóm hàng cột, để ẩn dữ liệu. Bạn chỉ cần nhấn dấu trừ “” để ẩn và dấu cùng “+” để hiện dữ liệu.

Phương pháp in 1 vùng tùy chọn

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần in.

Bước 2: Nhấn vào tab Web page format -> Print Space -> Set Print Space và in như bình thường.

Bạn cũng có thể căn chỉnh như in những văn bản khác trước lúc in trường hợp cần.

Định hướng con trỏ lúc nhấn Enter

Thông thường, lúc nhấn Enter, con trỏ chuột sẽ đi lại lên xuống giữa những ô khác. Trường hợp bạn muốn con trỏ chuột sẽ nhảy sang trái bắt buộc để tiện cho việc nhập dữ liệu dạng ngang thì hãy thực hành những bước sau:

Bước 1: Vào thẻ File -> chọn Choices.

Bước 2: Chọn mục Superior -> After Urgent Enter transfer Choice. Tại phần Route, bạn hãy chọn vị trí con trỏ chuột rồi nhấn OK.

Phương pháp bảo vệ dữ liệu Excel

Bước 1: Chọn những phạm vi ô mà bạn muốn khóa.

Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1 để mở hộp thoại Format Cells.

Bước 3: Nhấn vào tab Safety, chọn Locked và nhấp vào OK.

Bước 4: Truy cập vào Evaluate -> Shield Sheet.

Bước 5: Bạn có thể nhập mật khẩu để nâng cao cường bảo mật.

Tự động hóa và tùy chỉnh

Để dùng Excel 1 phương pháp thuần thục, người mua nên tìm hiểu về những tính năng tự động hóa và tùy chỉnh. Excel phân phối những công cụ như Macro, VBA (Visible Primary for Purposes) và tích hợp dữ liệu nâng cao để giúp người mua tạo ra những quy trình tự động và tùy chỉnh theo nhu cầu công việc cụ thể.

Trên đây là 1 số thủ thuật giúp bạn dùng Excel thuần thục. Bằng việc nắm vững những kỹ năng và thuật ngữ cơ bản, ứng dụng những công cụ và tính năng tích hợp của Excel, bạn có thể khiến việc hiệu quả và tối ưu hóa quá trình xử lý dữ liệu và phân tách. Chúc bạn có trải nghiệm tuyệt vời nhất.

Những câu hỏi thường gặp

CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN TINO

  • Trụ sở chính: L17-11, Tầng 17, Tòa nhà Vincom Heart, Số 72 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí MinhVăn phòng đại diện: 42 Trần Phú, Phường 4, Quận 5, Thành phố Hồ Chí Minh
  • Điện thoại: 0364 333 333Tổng đài miễn chi phí: 1800 6734
  • Electronic mail: gross [email protected]
  • Web site: www.tino.org